第一章 总则

第一条 加强唐山现代服务业发展促进会（以下简称促进会）档案的规范统一管理，实现档案管理的标准化和制度化。

第二条 根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》、促进会《章程》等有关规定，制定本管理制度。

第二章 管理办法

第三条 所有归档的文件或材料应当存放于无酸纸套或档案袋，并按其形成的时间顺序依次装入档案盒保存。档案盒按时间顺序排列存放。

第四条 设立档案室专门用于存放档案，并配备防火、防盗、防渍、防有害生物等必要的安全设施,确保档案安全。

第五条 综合管理办公室指定专职(或兼职)人员负责档案的登记、管理工作。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，并逐步实现信息化管理和服务。

第六条 档案管理人员在接收归档的文件材料时，必须认真核对清点，检查文件材料是否齐全、完整。对于符合规定要求的，予以接收，并办理交接手续。

第七条 档案管理人员要定期检查已归档档案，发现问题及时解决。

第八条 促进会档案的保管期限定为永久。促进会注销之日起满10年后向同级国家综合档案馆移交。

第三章 归档范围

第九条 促进会成立、变更的文件材料：包括登记管理机关准予的成立文件；筹备成立申请书；业务主管单位批准筹备成立的文件；章程草案；捐资文件；验资证明、住所使用权证明；发起人和拟任负责人基本情况材料、身份证明材料；促进会成员资料：成员单位申请文件；基本情况文件；其他材料。

第十条 上级文件材料：上级(包括各部门及派驻协会的调查组、检查组、工作组，下同)有关本协会的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料；各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本协会、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像；上级发给本协会的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

上级报刊刊载有关协会情况的文章。

第十一条 促进会文件：各种工作会议、专业会议的会议纪要；各种计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知；各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告；向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知；各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求；各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录；各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证；各种重要活动的照片、录音带、视频；年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合；促进会制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品；有关财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根；促进会编辑、出版的书刊、资料样板；同级文件材料：有关单位与协会联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料；有关单位与协会签订的合同、合约、协议；有关单位与协会涉及的重要工作或问题的来往文书；有关单位发来的重要的、须执行的方针、政策性文件。   

第十二条 下级文件材料：年季度工作总结、重要的专题工作总结；重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件；重要的名册、登记表。大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

第四章 归档要求

第十三条 应归档的文件、材料应由各部门具体负责人员收集整理，归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

第十四条 归档的文件材料原则上应是原稿原件，不得用复制件。正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。归档的照片、录音带、录像带要写上文字说明。

第十五条 一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理，事件结束后15天内交档案室归档。

第十六条 外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束，应在时间完成后15天内将整理后文件交档案室归档。

第十七条 年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交档案室归档。每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案室归档。

第十八条 文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写《促进会档案移交清单》并在移交目录上签字（《促进会档案移交清单》见附件1）。

第五章 档案借阅

第二十条 档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，未经批准不得拆封、污损档案，不得私自借出、复印档案，确保档案的安全。

第二十一条 借阅、使用普通档案资料，必须填写《促进会档案借阅审批表》（《促进会档案借阅审批表》见附件2）经借阅人所属部门负责人审批后，在指定地点查阅或复印，不得携带外出。必须携带档案外出时，必须由档案室所属部门负责人在《促进会档案借阅审批表》签字，借阅人未经批准任何人不得私自将档案转借、复印，归还时保证档案的完整。

第二十二条 重要、机密档案不得原则上不得借阅和带出，必须借阅和带出使用的，必须由理事长审批签字，并于使用当日归还。不得私自将档案转借、复印，归还时保证档案的完整。

第二十三条 普通档案借出时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出使用，必须由理事长审批签字。

第二十四条 借出档案因保管不善丢失，档案管理人员要上报理事长并及时处理。

第六章 附则

第二十五条 档案管理人员离职时，必须办理档案交接，档案交接在秘书长主持下进行，交接单由移交人、接收人和秘书长签字确认。

第二十六条 档案管理人员和档案借阅、使用人员未经审批，私自将档案借出、复印、污损、销毁等造成损失，依法追求其责任。

第二十七条 本制度由会员大会讨论通过后生效。

第二十八条 本制度由促进会综合办公室负责解释。